Tipps für besseres Zeitmanagement
Tipps für besseres Zeitmanagement
Mein normaler Tag als Seriengründer
Heute führe ich Dich mal durch einen normalen Tag von mir. Dabei lernst Du meine wichtigsten Erkenntnisse, die ich in über 15 Jahren Selbstständigkeit und über 25 realisierten Unternehmungen über Zeitmanagement herausgefunden habe.
Die Eisenhower Matrix
Um dieses Video zu verstehen, müssen wir kurz einmal die Basics über Zeitmanagement auffrischen. Das beste Modell ist dafür meiner Meinung nach die Eisenhower Matrix.
Jede unsere Aufgaben lässt sich dabei in vier Quadranten aufteilen.
Wichtig und dringend,
wichtig, aber nicht dringend,
nicht wichtig, aber dringend und
nicht wichtig und nicht dringend.
Wenn wir unsere Ziele erreichen wollen, dann müssen wir sicherstellen, dass wir möglichst viel Zeit im oberen Bereich verbringen, besonders in Bereich II, oben rechts. Denn das ist der Bereich der langfristigen Erfolge garantiert, aber im Alltag hinten rüberfällt, wenn wir kein gutes Zeitmanagementsystem für uns etabliert haben.
Falls Dir dieser Überblick zu schnell gegangen ist, findest Du hier oben mein ausführliches Video zur Eisenhower Matrix.
Die Parkinsonschen Gesetze
Kommen wir jetzt zur ersten wichtigen Erkenntnis. Wir müssen unsere Zeit künstlich begrenzen, denn ein Projekt dehnt sich sonst immer auf die maximal verfügbare Zeit aus. Stell Dir dazu vor, Du möchtest eine Webseite online stellen und hast dafür theoretisch zwei Monate Zeit. Dann wirst Du wahrscheinlich dafür auch zwei Monate brauchen.
Wenn Du jedoch nur eine Woche Zeit hast, dann wirst Du das in einer Woche schaffen.
Denn kurioserweise ist es so, dass wenn wir nur wenig Zeit für etwas haben, wir oft effizienter an die Sache herangehen bzw. es gar keinen Raum gibt, eine Sache auch zu zerdenken.
Du sagst jetzt vielleicht, ja gut, aber Gerald, darunter leidet doch massiv die Qualität. Ist das wirklich so?
Was ist wichtiger: Qualität oder Quantität?
An der University of Florida hat ein Professor mal seine Fotografiestudenten in zwei Gruppen unterteilt. Die eine Gruppe wurde schlichtweg für die Menge an eingereichten Fotos bewertet. 100 Fotos waren dann eine 1, 90 Fotos eine 2 und so weiter. Die zweite Gruppe wurde nach der Qualität bzw. der Exzellenz der Fotos bewertet.
Sie konnten theoretisch nur ein Foto einreichen, welches sie persönlich als perfekt erachteten. Für dieses eine Foto konnten sie sich also sehr viel mehr Zeit lassen. Welche der beiden Gruppen hat wohl die besseren Fotos produziert?
In diesem Experiment war es die Quantitätsgruppe, weil sie schlichtweg mehr Praxiserfahrung gesammelt hatte und dadurch automatisch auch die Qualität steigt (siehe die folgende Grafik)
Diese Beobachtung deckt sich zu 100% mit meiner eigenen Erfahrung als Unternehmer.
Mein Lieblingstool: Ein Habit Tracker
Damit ich persönlich sicherstelle, dass ich möglichst viele von meinen vorgenommenen Aufgaben auch erledige, nutze ich einen einfachen Habit Tracker, den ich mir jeden Monat neu ausdrucke.
Darin habe ich mehrere Fokus-To-Do-Blöcke definiert. In diesen 45 Minuten Blöcken stelle ich sicher, dass ich keine Ablenkung habe und wirklich nur an der einen Aufgabe arbeite. Direkt nach dem Aufstehen sind dies meist die Tasks aus dem nicht dringend, aber wichtig Bereich. Denn dann bin ich noch frisch, habe noch nichts von den möglichen Problemen des Tages mitbekommen und stelle so sicher, dass ich konsequent an meinen langfristigen Zielen arbeite.
Reduziere Ablenkungen auf ein Minimum
Denn besseres Zeitmanagement hängt nicht nur davon ab, die richtigen Dinge zu tun, sondern auch die nicht förderlichen Dinge zu unterlassen. Um offensichtliche Ablenkung auf ein Minimum zu reduzieren, ist mein Smartphone den ganzen Tag im Nicht-Stören-Modus.
Ich habe keine einzige Notification an meinem Handy oder meinem Laptop aktiviert. Auch ist es schlichtweg nicht möglich, mich telefonisch zu erreichen und wenn man mir eine Nachricht oder E-Mail schreibt, dann bekomme ich das nur mit, wenn ich aktiv danach schaue.
Das mache ich in einem extra dafür geplanten Kommunikations-Blog (der gelbe Bereich). Das ist auch der Grund, warum ich auf Eure Kommentare hier meist zwischen 10 und 11 Uhr vormittags antworte.
Sich daranzuhalten, an natürlich viel damit zu tun, die eigenen Grenzen
zu kennen
gegenüber sich selbst zu wahren
auch mit anderen Menschen zu kommunizieren.
Für die Planung aller sonstigen Aufgaben nutze ich ToDoist. Dort finden sich auch ein Backlog an allen Ideen, die aber bisher nicht geplant wurden. Diese ganzen großen Ideen clustere ich in übergeordnete Projekte.
Ein Projekt ist bei mir immer etwas, was ein eindeutiges Ergebnis hat. Unter anderem ein neues App-Release ist so ein Projekt, wenn das Projekt dann nämlich fertig ist, dann braucht es erst einmal keine weitere Aufmerksamkeit.
Den Aufwand von einzelnen Unteraufgaben schätze ich wieder grob in 45 Minuten Einheiten. Da ich ja weiß, wie viele Blöcke ich pro Tag habe, kann ich so sehr akkurat vorausplanen, wann ich mit einem Projekt fertig sein werde.
Außerdem kann ich so direkt Potenziale identifizieren, die nur wenig Aufwand machen, aber einen großen Impact haben, also das klassische 80-20 Prinzip.
Habits und Wenn → Dann Verbindungen
Keine Projekte, sondern Habits sind bei mir Sachen wie Meditation, Sport, die Wohnung aufräumen, genug Schlaf, gesundes Essen, aber auch die Arbeit hier an diesem YouTube-Kanal oder das Bauen in unserer Minecraft-Welt. Hier stelle ich einfach sicher, dass ich diese Aufgaben jeden Tag erledige.
Bei eher langweiligeren Aufgaben, die mir aber extrem wichtig sind, wie zum Beispiel Meditation und Sport, nutze ich den Umstand, dass unser Gehirn wenn-dann Verbindungen liebt.
Also wenn ich morgens den zweiten To-Do-Block abgeschlossen habe, dann mache ich Ingwer-Tee für Sarah und mich. Wenn der Ingwer-Tee dann 8 Minuten zieht, dann mache ich währenddessen die 7-App und auch noch ein paar Klimmzüge. Und wenn ich damit fertig bin, gehen wir gemeinsam im Park spazieren und danach meditiere ich 20 Minuten.
Das ist bei mir jeden Tag gleich und selbst wenn ich auf Reisen bin, versuche ich grob den Schedule beizubehalten. So stelle ich sicher, dass die Dinge erledigt werden, von denen man erst die enorme Wichtigkeit wahrnimmt, wenn man sie mal einmal weglässt.
Deshalb merke dir:
Es ist viel effektiver, sich mit Willenskraft eine Umgebung zu schaffen, die dich automatisch deinen Zielen näher bringt und von denen du weißt, dass sie dir guttun, als jeden Tag aufs Neue dann die Willenskraft aufzuwenden, um dich durch den Tag zu bringen.
Warte nicht darauf, dass du Lust auf die Aufgaben hast
Von der Muse der Inspiration geküsst zu werden, halte ich persönlich gar nicht viel, denn wenn du wirklich etwas erreichen willst, dann kannst du dich nicht darauf verlassen, dass du immer Lust auf die Aufgaben hast, sondern du musst sicherstellen, dass du daran arbeitest, was du dir vorgenommen hast.
Von ebenfalls enormer Wichtigkeit ist ein Block in welchem ich immer meinen nächsten Tag plane. Dabei schaue ich in den Kalender, ob morgen irgendwelche Termine anliegen, welche ich mir übrigens ebenfalls konsequent nur in meine Fokus Blöcke lege und welche Aufgaben aus meinem To-Doist ich mir für den nächsten Tag plane.
Mein Feierabend ist meist um 14 Uhr
Alle wichtigen Aufgaben erledige ich so bis 14 Uhr und um diese beiden Aufgaben kümmere ich mich meist direkt nach dem Abendessen. So stelle ich sicher, dass alle Aufgabenblöcke in meinen Energiehochs liegen und ich möglichst effektiv einen großen Berg an Aufgaben Stück für Stück abarbeite.
Doch selbst maximal optimiert hat unser Tag nur 24 Stunden und unsere Produktivität ist dadurch begrenzt. Wenn du lernen willst, wie ich dieses Limit regelmäßig umgehe, dann schaue dir jetzt diesen Beitrag hier am besten als Nächstes an.
Das war es auch schon wieder für heute. Ich hoffe, es war der ein oder andere Impuls für dich dabei. Falls ja, bitte nicht das Liken und Kommentieren vergessen. Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit und bis zum nächsten Mal.